Sourcing automatiseren: wat werkt en wat niet

Sourcing automatiseren is het voorwerk uit handen geven: het zoeken en het klaarzetten van een eerste selectie. Een systeem leest je vacature, vertaalt die naar zoekcriteria en haalt de profielen op die daarbij passen. Het schrijft een eerste versie van je bericht, afgestemd op die ene persoon. Jij ziet de lijst, gooit eruit wat niet klopt en past de zoekopdracht aan als hij ernaast zit. Binnen een paar minuten weet je of de criteria kloppen: te breed en je krijgt honderd namen, te smal en de lijst blijft leeg. Dat bijstellen is jouw werk, en het is zo gebeurd.

Wat het niet is: kandidaten op de automaat aanschrijven, of een tool die belooft dat je nooit meer hoeft te zoeken. Die tools bestaan. Ze sturen de generieke berichten waar goede kandidaten meteen op afhaken. Het verschil zit in de rolverdeling. De AI doet het zoek- en voorbereidingswerk, jij bepaalt wie je echt benadert en wat je uiteindelijk schrijft.

Voordat je een nieuw kanaal opentrekt, kijk eerst in je eigen ATS. Daar zitten de kandidaten die je vorig jaar sprak en die toen net niet pasten. Voor de opdracht van vandaag passen ze misschien wel, alleen zoekt niemand daar, omdat handmatig door duizenden oude profielen spitten geen doen is. Een systeem doet dat wel. Het leest de nieuwe vacature en zet de mensen uit je eigen bestand bovenaan die er het dichtst bij komen, of ze nu in Bullhorn, Carerix of OTYS staan.

Oude data is vaak half ingevuld of achterhaald, en daar houdt een goed systeem rekening mee: het laat zien welke gegevens je nog moet checken voordat je belt. Een voorbeeld. Een bureau krijgt een aanvraag voor een financial controller in Utrecht. In plaats van opnieuw op LinkedIn te beginnen, draait het systeem de vraag langs het eigen bestand en levert acht mensen die er twee jaar geleden al eens langskwamen. Drie zijn nog interessant, en die had niemand anders die dag gevonden. Dat is waar we bij Plaatsr je bestaande database opnieuw inzetten voor sourcing, als een van de systemen die we bouwen. Geen nieuwe bron en geen wachttijd, gewoon de mensen die je al eens gesproken hebt.

Levert je eigen bestand te weinig op, dan pas naar buiten, naar LinkedIn en de plekken waar je doelgroep zelf zit. Ook daar helpt automatisering met het zware deel: het doorzoeken en het bijhouden van wie je waar vond. Zonder overzicht loopt sourcing over meerdere kanalen snel in de soep. Je benadert dezelfde kandidaat twee keer, of je vergeet net degene die interesse had op te volgen.

Bij Match Masters bouwden we daarvoor een dashboard dat de stap vóór de ATS overzichtelijk maakt: kandidaten en opvolging op één plek, waar dat eerst in losse lijstjes zat. Steijn Tersteeg ziet in één scherm wie hij waar vond en wie hij nog moet opvolgen, en houdt daardoor zo'n twee uur per dag over die eerst in het bijhouden gingen zitten. Lees de case van Match Masters. Nieuwe kanalen kosten pas echt tijd als je het overzicht verliest. Laat het systeem dat bewaken, dan houd jij de handen vrij om te benaderen.

Automatiseren zet aan tot volume. Als je met één klik tweehonderd mensen kunt aanschrijven, is de verleiding groot. Toch werkt het niet. Kandidaten herkennen een massabericht meteen, en juist de mensen die je wilt hebben reageren er niet op. Volume voelt als vooruitgang omdat je de aantallen ziet stijgen, maar je respons zakt en je merknaam slijt. De winst van sourcing automatiseren zit niet in meer berichten, maar in betere. Het systeem levert een korte lijst en een eerste versie die klopt bij die persoon; jij maakt hem af met de details die je zelf ziet. Meet gerust welk soort bericht antwoord krijgt en welk niet, dan leert het systeem de volgende keer scherper voor te sorteren. Een paar rake berichten leveren meer op dan tweehonderd generieke. En een slordig bericht blijft hangen: zo onthoudt een kandidaat je bureau van de verkeerde kant.

Het gesprek. De inschatting of iemand met een net-niet-cv toch de juiste is. Een systeem ziet patronen in tekst, geen mensen. Het weet niet dat een kandidaat net vader is geworden en daarom niet wil reizen, of dat iemand die op papier te zwaar lijkt juist toe is aan een stap terug. Dat hoor je in een gesprek, niet in een profiel. Sourcing automatiseren geeft je vooral de ruimte om dat gesprek vaker te voeren, doordat het zoekwerk niet meer je hele ochtend opeet. Het voorwerk is voor de AI. Het oordeel en het contact blijven van jou.

Sourcing is één stap. De cv-screening erna en de voordracht: daar valt net zoveel tijd te winnen. Wil je zien hoe die stappen op elkaar aansluiten, lees dan de gids over recruitment automatiseren. Sourcing is meestal een goede plek om te beginnen, omdat je het resultaat meteen merkt: een kortere lijst en een eerste contact dat sneller staat, zonder de uren zoekwerk vooraf.